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Informativa sugli obblighi di conservazione della documentazione e di comunicazione all'Organismo ai sensi dell'art. 103, comma 1, lett. a) del Regolamento Consob n. 16190/2007

Si ricorda che ai sensi dell’art. 109, comma 1, del regolamento Consob n. 16190/2007 (Regolamento Intermediari) il consulente finanziario abilitato all’offerta fuori sede (ex promotore finanziario) è tenuto a conservare ordinatamente, per almeno 5 anni, nel luogo indicato ai sensi dell’art. 103 del predetto regolamento copia della seguente documentazione:

  1. contratti promossi per il suo tramite;
  2. altri documenti sottoscritti dai clienti o dai potenziali clienti;
  3. corrispondenza intercorsa con i soggetti per conto dei quali il consulente finanziario abilitato all’offerta fuori sede (ex promotore finanziario) ha operato nel corso del tempo

Con riferimento agli obblighi in materia di conservazione delle registrazioni stabiliti, ai sensi dell’art. 109, comma 2 del Regolamento Intermediari, si richiama l’attenzione alle prescrizioni contenute all’art. 57 del medesimo Regolamento concernente gli ordini telefonici o elettronici e alle ulteriori disposizioni in materia di conservazione delle registrazioni previste dall’art. 29 del Regolamento congiunto di Banca d’Italia e Consob del 29 ottobre 2007. In particolare si rinvia alle registrazioni previste agli articoli articoli 7 e 8 del Regolamento (CE) 1287/2006.

I predetti obblighi di conservazione riguardano la documentazione relativa alla clientela potenziale, attuale nonché i clienti con i quali il consulente finanziario abilitato all’offerta fuori sede ha interrotto il rapporto. Si evidenzia altresì che la durata degli obblighi in parola stabilita in anni 5 anni dalla richiamata regolamentazione di settore non coincide con la durata dei termini di prescrizioni o decadenza per l’esercizio dei diritti previsti dall’ordinamento.
Si richiama altresì l’attenzione al dettato del comma 1 del citato art. 109 del Regolamento Intermediari in base al quale il luogo di conservazione da comunicare all’Organismo deve intendersi come unico. Il consulente finanziario abilitato all’offerta fuori sede, quindi, non può avere più luoghi di conservazione della documentazione e dovrà comunicare a questo Organismo esclusivamente un unico luogo dove è conservata tutta la documentazione cartacea agli effetti di legge ed ai fini dell’attività di vigilanza svolta dall’Autorità.

Si segnala altresì che con la comunicazione n. DIN/12003195 del 18 gennaio 2012  la Consob ha precisato che il luogo di conservazione della documentazione di cui all'art. 103, comma 1, lett. a), del Regolamento Intermediari deve essere situato sul territorio nazionale, chiarendo pertanto che non è consentito al consulente finanziario abilitato all’offerta fuori sede detenere la documentazione all’estero e comunicare all’Organismo un luogo di conservazione non situato sul territorio dello Stato italiano.

In ultimo, con la comunicazione n. 0015155/16 del 22 febbraio 2016 la Consob ha chiarito che non sono previsti obblighi di comunicazione ulteriori rispetto a quelli stabiliti dall’art. 103, comma 1, lett. a) del Regolamento Intermediari qualora il soggetto abilitato per conto del quale opera il consulente finanziario abilitato all’offerta fuori sede (abbia implementato un sistema c.d. di “dematerializzazione” della documentazione destinata alla clientela nell’offerta fuori sede, per cui tale documentazione sia prodotta in formato elettronico e conservata digitalmente dall’intermediario medesimo in conformità al d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (cd. CAD).
In proposito, è confermato l’obbligo del consulente finanziario abilitato all’offerta fuori sede di comunicare all’Organismo, esclusivamente, il luogo di conservazione della documentazione cartacea ai sensi del richiamato art. 103, comma 1, lett. a) del Regolamento Intermediari.

Pertanto i consulenti finanziari abilitati all’offerta fuori sede già in regola con la comunicazione di cui all’art. 103, comma 1, lett. a) del Regolamento Intermediari non dovranno assolvere ad alcun adempimento ulteriore.


Nella citata comunicazione è precisato, infatti, che i consulenti finanziari abilitati all’offerta fuori sede (ex promotori finanziari) saranno sempre tenuti a comunicare all’Organismo il luogo di conservazione della documentazione cartacea di cui al citato art. 103, lett, a), nonché le successive variazioni. Tale obbligo sussiste, in particolare, anche per i soggetti che svolgano l’attività di offerta fuori sede per conto di un intermediario che si avvale delle menzionate modalità di produzione della documentazione in forma elettronica, poiché potranno sempre venire a contatto con clienti che non accettano l’utilizzo di documenti informatici da sottoscrivere con firma elettronica avanzata, relativamente ai quali la documentazione cartacea dovrà essere conservata nel luogo oggetto di comunicazione.
La comunicazione chiarisce inoltre che il consulente finanziario abilitato all’offerta fuori sede (ex promotore finanziario), in ogni momento anche, quindi, negli anni successivi alla chiusura del mandato:

- potrà avere accesso, attraverso un collegamento on-line, alla copia semplice del documento prodotto in formato digitale e conservato in originale dall’intermediario, secondo le modalità di consultazione che l’intermediario avrà cura di comunicare al consulente finanziario abilitato all’offerta fuori sede; nonché

- potrà richiedere all’intermediario, senza costi aggiuntivi, copia conforme al documento unico originale prodotto in formato digitale e conservato dall’intermediario per usi di legge, secondo le modalità che l’intermediario avrà cura di comunicare all’interessato.



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